Система автоматизированного документооборота «Гран-Док»

/. Общая характеристика

Система автоматизированного документооборота и делопроизводства органи-шции «Гран-Док» разработана в Государственном научно-производственном предприятии «Гранит-Центр»

Система автоматизированного документооборота «Гран-Док» предоставляет полный набор функций по работе с документами в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства и поддерживает схемы делового документооборота, присущие государственным и муниципальным структурам управления:

    горизонтальная схема (переписка внутри организации);

    вертикальная схема (организационно-распорядительные документы);

    внешняя схема (входящая и исходящая корреспонденция). Назначением системы является автоматизация процессов работы с документа-

I ми: фиксация пути прохождения от поступления или создания документа до списа имя его в дело, контроль каждого этапа рассмотрения документа, получение спра ночной информации о документах, анализ документооборота организации.

Система позволяет использовать наработанные ранее или создаваемые парал лсльно документы других приложений (например, Microsoft Word, Microsoft Excel и пр.), а также отсканированные и распознанные документы.

Система позволяет регистрировать и учитывать все виды документов:

    входящие: устные и письменные обращения граждан, устные и письменные обращения представителей организаций, организационно-распорядительные документы, направляемые вышестоящими организациями; -

   распорядительные: распоряжения, постановления, приказы, протоколы совещаний, поручения;

    исходящие: ответы на письма и обращения, инициативные письма. Система «Гран-Док» обеспечивает контроль за прохождением документов, исполнением решений и исполнительской дисциплиной сотрудников организации.

Система обеспечивает:

    распределенную среду для ввода, хранения, обеспечения доступа, защиты доку-ментов на всех уровнях (сервер, база данных, документ, зона документа, отдельное поле);

    регистрацию документов в электронных картотеках;

    фиксацию пути прохождения документа от регистрации и первичного рассмотрения до списания в дело;

    поиск документов по любым реквизитам или их комбинациям внутри одного ти-

па документов, нескольким типам или по всем документам; работу с полнотекстовыми документами и различными исходными материалами (звуковые файлы, рисунки и т.д.);

    возможность отбора и хранения документов в папках;

    создание персональных папок пользователя: «динамические» - для отбора доку! ментов по заданному запросу, «статические» — для хранения любого набора доку ментов;

    контроль и анализ исполнения всех этапов рассмотрения документов;

    получение типовых отчетов и графиков и разнообразной статистической и аналитической информации;

    обмен сообщениями между пользователями системы с помощью встроенное электронной почты. Каждое сообщение может содержать разнородные объекты: папки документов, тексты, электронные формы, графики, отсканированное тоМ бражение документов, аудио- и видеоинформация.

2. Основные понятия системы

Информация о документах организации хранится в базе данных (БД) системйЯ Основу БД составляют учетно-регистрационные карточки документов (УРК).

Учетно-регистрационная карточка создается для каждого документа в моЯ мент его регистрации. В нее заносятся все реквизиты документа, отметки о пост (Я новке и снятии с контроля, сроки исполнения документа в целом, сроки исполнен» контрольных поручений, подробно фиксируется весь путь прохождения документЯ от регистрации до списания в дело.

Каждый вид документов обладает своим реквизитным составом, поэтому в сиД теме существует несколько вариантов УРК.

I Основные поля УРК заполняются из классификаторов, составленных с учетом шествующих ГОСТов и современных требований по анализу документооборота. Сопроводительные письма (материалы). Вместе с документом вам может быть направлено «Сопроводительное письмо» резолюцией руководителей вышестоящей организации. Информация о сопроводи-п.ных письмах хранится в специальной зоне УРК документа. Фиксация пути прохождения документа. В зону исполнителей УРК документа заносятся данные о ходе прохождения И<умента от первичного рассмотрения до списания в дело. Это позволит вам кон-(олировать все этапы рассмотрения документа. Путь прохождения документа в ме представлен в виде таблицы. Каждой строке этой таблицы соответствует карточка исполнителя  . Распорядительные документы. Технология работы с распорядительными документами отличается от работы с п пениями граждан и представителей организаций. Основную часть распорядительного документа составляют пункты и подпунк каждый из которых представляет собой поручение со своим сроком исполнения ком исполнителей.

дерева.

Для обеспечения оперативного контроля за исполнением распорядительного документа в системе автоматически рассчитывается состояние исполнения каждого пункта документа, которое отображается специальным значком.

В системе предусмотрена возможность копирования текста пунктов из документа Word.                                                                                                                1

Исходные материалы.

Любой документ, зарегистрированный в системе, может содержать исходньЯ материалы различных типов: изображение, документ MS Word, текст Lexicon, звЯ козапись, видеозапись и т.д.

Эти исходные материалы могут быть привязаны к УРК документа.

Система предоставляет возможность сканирования и распознавания докумеЯ тов (FINEREADER) с последующим созданием полнотекстового индекса. Это обеЯ печивает .возможность работать с полным текстом документа и полнотекстового гЛ иска по документу.

Исходные материалы, относящиеся к документу, можно группировать, давЛ заголовок группе. Папки

Система предоставляет пользователю возможность работать с папками дот ментов.

Под папкой понимается объединение УРК документов по каким-либо призЯ кам. Каждый пользователь системы может по своему желанию создавать папки ли персональной работы. Работа над папками предусматривает возможность создавЯ рабочие папки, печатать сформированную в виде таблицы информацию о докумЯ

тах, удалять рабочие папки и обмениваться папками документов с другими пользователями.

Папки могут быть двух видов:

статические (подборки документов, произвольно сформированные пользователем);

динамические (автоматически обновляемые подборки документов, отобранные по связанному с папкой запросу).

Каталог документов, отобранных в папку, предлагается на экране в виде таблицы.

Внешний вид этой таблицы настраивается пользователем с помощью панели инструментов папки.

При работе с папкой ее можно распечатать в сформированном на экране виде или поместить в стандартные редакторы Microsoft Word и Microsoft Ecxcel. Почта

Для обмена информацией между пользователями в системе «Гран-Док» предусмотрена встроенная электронная почта.

Каждый пользователь имеет свой почтовый ящик, позволяющий обмениваться с другими пользователями системы сообщениями, папками документов, электронными таблицами, аудио- и видеоинформацией, текстами документов (Word), отсканированными изображениями документов.

Отчеты и графики

В рамках системы для каждого вида документов можно сформировать и вывес- ти на печать в виде таблиц аналитическую информацию, содержащую агрегирован- 1ные показатели, необходимые для анализа документооборота и контроля исполнительской дисциплины.

Статистические и аналитические формы можно строить как по всей базе дан- 1ных, так и по отдельным выборкам документов в папках.

Выходные формы для каждого вида документов различны и разделены на еле- J дующие основные группы:

-  Анализ поступления (регистрация) документов.

-  Регламентные ежедневные сводки по исполнительской дисциплине.

-  Периодические отчеты по исполнительской дисциплине.

-  Аналитические формы и графики по документообороту организации.

В соответствии с предоставленными правами пользователь может формировать»

Описание геоинформационной системы ГНПП «Гранит-Центр»

Разработанная «Гранит-Центр» геоинформационная система предоставляея следующие возможности:

-   Доступ к информации посредством Internet/Intranet соединений (возможность рЯ боты с данными практически на любой скорости - локальная сеть, выделенный кЯ нал, модем);

-   Полноценная работа с векторной картографической информацией (просмотр, гЛ иск, добавление, редактирование, удаление объектов, масштабирование);

-   Генерация отчетов, в том числе настраиваемых пользователем;

-   Пространственный анализ данных;

-   Поддержка актуальности данных;

-   Использование в создаваемых отчетах картографической информации;

-   Реализация работы со статическими и динамическими папками (выборками из базы), в том числе сгенерированными на основе данных с карты;

-   Высокая скорость разработки интерфейса;

-   Легкая интеграция с другими информационными системами по обмену данными, в том числе с правовыми БД;

-   Масштабируемость;

-   Использование общих классификаторов; j — Администрирование пользователей;

I — Защита от несанкционированного доступа.

Система построена на основе многоуровневой архитектуры "клиент -сервер приложений - сервер баз данных". Предусматривается полноценный доступ к данным посредством сетей Internet/Intranet. Это позволяет обеспечить

I         масштабируемость и относительную экономичность системы, так как пользо-

ватель, подсоединенный к Internet и обладающий соответствующими правами, имеет необходимый ему доступ к информации. Нет необходимости оснащать рабочие места дорогостоящими станциями и программным обеспечением, если себестоимость подключения дополнительных пользователей нулевая. Используемое серверное программное обеспечение - Oracle, Autodesk, Microsoft — позволяет дополнительно развивать функциональность данной системы без дополнительных крупных финансовых вложений. Разработаны и апробированы технологии ведения, состав, регламент обновления, определены пользователи и их права доступа к следующим картографическим слоям ГИС:

1.  Объекты капитального строительства и реконструкции (слой содержит характеристики зданий, этапы производства работ по строительству и реконструкции, Тексты контрактов, фотографии объектов, распорядительные документы, ссылки на »аконодательные акты, данные по заказчикам, инвесторам и пр. ;

2.  Мониторинг улично-дорожной сети (информация о состоянии, планировании и ходе работ по капитальному ремонту, локальных мероприятиях, подготовке (схники к сезонным работам, данные паспортов объектов дорожного хозяйства и [нетемы видеонаблюдения);

3.  Объекты потребительского рынка (информация по торговым зонам, площадям, объектам, местам их расположения, специализации, арендаторам, архивные Щиных)

4.  Объекты комплекса городского хозяйства (информация о планировании и <  ie работ по ремонту фасадов зданий, аварийным строениям);

5.  Мониторинг уборки твердых бытовых отходов (расположение контейнерных г» ющадок, мусорных контейнеров, планах их очистки, текущее положение транспортных средств, информация о производстве работ по уборке ТБО);

6.  Мониторинг транспортных потоков (описание графа уличной сети, данные по обследованиям интенсивности движения, светофорным объектам, дорожным знакам, интеграция с мониторингом улично-дорожной сети).

7.  Информационное обеспечение проведения выборов (информация о территориальном делении на ОИКи, ТИКи, УИКи, о кандидатах, рейтингах, справочные данные, места голосования, адреса избирательных комиссий, актуальные сведения о ходе голосования, предварительные результаты выборов и другая статистическая

ыыгппмяттшЛ